Hoe maak je een effectieve planning?

dingen die je kan doen om slimmer te worden

Veel mensen waaronder ik zelf hebben nogal veel moeite met plannen. Maar aangezien planning vitaal is voor een productieve en succesvolle dag wordt het eens tijd om het te leren. In dit artikel geef ik enkele tips om het plannen effectiever te maken.

Zoals ik eerder al eens in een artikel vermelde was plannen nooit echt mijn sterkste punt. En Tot voor kort maakte ik nog steeds pijnlijke fouten waarbij ik te veel tijd indeelde voor werk of juist te veel tijd indeelde voor vrije tijd en in beide gevallen was ik niet tevreden.

Want de ene planning was zo vol dat ik gegarandeerd 2 á 3  belangrijke taken miste en de andere planning was zo simpel dat ik niet echt gek veel gedaan kreeg. Dus om een goede planning te creëren heb ik veel geprobeerd en daarvan heb ik de volgende dingen geleerd.

Gebruik een agenda (en het liefst een papieren)

Een to-do list is een veel gebruikte tool voor het onthouden en afvinken van taken en daar is niks mis mee. Ik gebruik immers zelf ook een todo list maar wat wel belangrijk is dat je deze todo list gebruikt om je agenda mee te vullen.

In plaats van alleen maar tijdsdruk en bepaalde taken met slechts een deadline te hebben werkt het veel prettiger om te weten wanneer je welke taak moet verrichten. Dus blijf gewoon to-do lists maken en vul de uren van je dag in met taken van die to-do list.

Het is belangrijk dat je begrijpt dat een werkdag niet slechts bestaat uit werken van 9 tot 5. Het begrip werk alleen is gewoon veel te vaag dus deel je dag op in uren en verdeel je taken over die uren.

Je zou bijvoorbeeld van 9 tot 10 emailtjes kunnen checken. Van 10 tot 12 onderzoek doen voor je nieuwe blogpost of wat je werk ook mag zijn. En na een lunch om 1 uur klanten terug kunnen bellen.

Probeer alle taken gewoon uit te smeren over de dag, zo creëer je veel meer overzicht en orde.

En ja ik weet het, we zitten inmiddels in de 21e eeuw met mobiele apps en wat wel niets maar een papieren agenda is geweldig. Het menselijk brein werkt namelijk veel beter met pen en papier dan met computers of telefoons, wat ik ook al betoogde in waarom je notities met de hand moet maken.

Een schriftje of boekje mag ook als je dat prettiger vindt werken, ik gebruik zelf een boekje met een harde kaft van de action. En als je echt per se een app wil gebruiken kan dat ook maar papier is aan te raden.

Observeer en leer.

Het kan best voorkomen dat je je dag gepland hebt en dat dan alles volledig in de mist loopt, die ene pauze die maar 20 minuten zou duren? Duurde 3 kwartier. De telefoontjes die je zou plegen? Je manager vond het opeens nodig om een vergadering te houden.

En ga zo maar door zo zijn er talloze gevallen waarin een planning fout kan gaan en dat geeft niks zolang je het maar bijhoudt. Op die manier kan je uitvogelen wat wel en niet werkt voor jouw.

Observeer en leer en wees vooral niet bang om eens dingen in planning te veranderen, niet elke dag hoeft het zelfde te zijn. Naarmate je meerdere manieren probeert en de uitslagen bijhoudt kun je er achter komen wat wel en niet werkt op welk moment.

Werk je thuis en is het in de namiddag bijvoorbeeld erg lawaaiig thuis omdat de kinderen weer van school zijn? Probeer dan werk dat concentratie vereist zoals schrijven, programmeren en wat dan ook te doen wanneer de kinderen naar school zijn of op bed liggen.

Wees realistisch en strikt.

Natuurlijk zou het hartstikke mooi zijn als je de hele dag nonstop kon doorwerken en 10tallen a4tjes vol kon schrijven maar is dat wel realistisch?

Pauzes zijn een vitaal aspect van een productieve werkdag ook al lijken ze op tijdsverspilling omdat je zulke momenten geen aandacht aan je werk besteed. Maar voor je hersenen zijn pauzes erg belangrijk omdat je er gewoon niet voor gemaakt bent om langer dan een halfuur geconcentreerd bezig te zijn.

Dus wees er zeker van dat je korte pauzes zo op zijn tijd neemt en hou je zelf ook niet voor de gek. Niet doorwerken maar gewoon even een pauze nemen en als je het niet kan laten zorg er dan voor dat je pauzes niet aan je bureau zijn.

 

Balanceer dus genoeg met pauze en werk en probeer zo af en toe ook nieuwe planningen uit om de productiefste verhouding tussen werk en rust te vinden.

 

Omar Boussaïd
Volg Omar

Omar Boussaïd

Omar is een 19-jarige student Marketing en Communicatie die alleen maar planten eet en schreeuwmuziek luistert. Verder is hij ook een blogger en internet marketeer. In zijn dagelijkse strijd om de productiefste blogger van het Noorden te worden deelt hij zijn laatste bevindingen. Elke Maandag, Woensdag en Vrijdag een nieuwe blog!
Omar Boussaïd
Volg Omar

Latest posts by Omar Boussaïd (see all)

Ook handig!

Geef een reactie

Het e-mailadres wordt niet gepubliceerd. Vereiste velden zijn gemarkeerd met *

*
*